Onbetaalde factuur? Zo vraag je de btw terug

Je werk is geleverd, de factuur is verstuurd en de betaling blijft uit. Intussen heb je misschien wel btw afgedragen. Hoe voorkom je dat een oude openstaande factuur ook in je btw-administratie blijft liggen? Door betaalafspraken, openstaande bedragen en het juiste aangiftemoment samen te bekijken.

Waarom je soms btw betaalt voordat je klant betaalt

Bij het factuurstelsel bereken je de btw over de facturen die je verstuurt. De factuurdatum bepaalt in beginsel het aangiftetijdvak, niet het moment waarop de klant betaalt. Een onbetaalde factuur kan daardoor al in je btw-aangifte zijn verwerkt. Bij het kasstelsel werkt dit anders: daarbij is de ontvangst van de vergoeding bepalend. Controleer dus eerst welk stelsel je toepast.

Wanneer kun je de btw terugvragen?

Bij het factuurstelsel kun je de eerder aangegeven en betaalde btw terugvragen zodra vaststaat dat de vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is. Daarvoor hoef je niet altijd een jaar te wachten. Uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum wordt de vordering in ieder geval als oninbaar beschouwd. Geen betalingstermijn vastgelegd? De Belastingdienst gaat dan uit van 30 dagen na ontvangst van de factuur door je klant.

Alleen te laat betalen is dus niet hetzelfde als definitief niet betalen. Bewaar informatie waarmee je het gekozen moment kunt onderbouwen en laat twijfelgevallen beoordelen.

Verwerk de teruggaaf in het juiste tijdvak

De teruggaaf hoort in de btw-aangifte over het tijdvak waarin de oninbaarheid duidelijk wordt of de jaartermijn verstrijkt. Je vermindert de verschuldigde btw én de bijbehorende omzet in rubriek 1a of 1b. Is dat tijdvak al voorbij? Laat dan controleren hoe je de correctie moet indienen, in plaats van de post zomaar in een willekeurige aangifte te verwerken.

Wat als de klant later alsnog betaalt?

Dan geef je de btw over de alsnog ontvangen betaling weer aan, in het tijdvak van ontvangst. Houd teruggevraagde bedragen daarom herkenbaar bij. Bij het kasstelsel kun je geen btw terugvragen die je nog niet hebt afgedragen. Voor overgenomen vorderingen, zoals bij factoring, gelden bijzondere regels.

Maak van openstaande facturen een vaste controle

Een goed overzicht helpt je zowel bij de aangifte als bij het contact met je klant. Plan bijvoorbeeld een vast moment om deze vijf punten na te lopen:

1. Controleer de basis. Koppel iedere openstaande post aan de juiste factuur, klant en afgesproken betaaldatum. Verwerk ontvangen betalingen voordat je herinneringen verstuurt.
2. Vraag waarom betaling uitblijft. Is de factuur ontvangen, klopt het bedrag en is er een inhoudelijke vraag? Leg de uitkomst van het contact vast.
3. Bewaar afspraken. Houd herinneringen, correspondentie en eventuele betalingsregelingen bij elkaar. Zo hoeft een collega het dossier niet opnieuw uit te zoeken.
4. Markeer aandachtsposten. Maak zichtbaar welke facturen extra opvolging vragen en welke je met je accountant wilt bespreken. Noteer wie de volgende stap zet.
5. Controleer vóór iedere btw-aangifte. Leg oude posten naast de eerdere aangiften en voorkom dat je hetzelfde bedrag twee keer corrigeert.

De btw-controle vervangt het innen van de factuur niet. Voor praktische vervolgstappen, zoals contact opnemen en een betalingsherinnering sturen, kun je het stappenplan van Ondernemersplein gebruiken.

Laat administratie en aangifte op elkaar aansluiten

Wil je weten welke openstaande posten aandacht nodig hebben? Lineo helpt je met accountancy en administratie en fiscaal advies. Samen bekijken we de facturen, betalingen en btw-verwerking voor jouw onderneming.

Bespreek je openstaande facturen